P2P Info

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to kluczowy dokument elektroniczny, który potwierdza, że Twój wniosek lub pismo złożone elektronicznie dotarło do podmiotu publicznego, takiego jak urząd skarbowy czy ministerstwo. Stanowi oficjalne potwierdzenie daty i godziny doręczenia, co ma duże znaczenie w sprawach administracyjnych i podatkowych. W tym artykule skupiamy się na pobieraniu UPO z platformy ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), która obsługuje większość korespondencji elektronicznej z urzędami. Omówimy instrukcję krok po kroku, warianty dla różnych systemów (jak PUE ZUS czy e-Deklaracje) oraz najczęstsze błędy, by uniknąć frustracji.

W tym poradniku: [pokaż]

Artykuł opiera się na oficjalnych źródłach i praktycznych poradnikach, aktualnych na 2026 rok. ePUAP jest podstawowym narzędziem do kontaktu z administracją, zintegrowanym z Profilem Zaufanym (PZ) i e-dowodem.

Czym jest UPO i dlaczego jest ważne?

UPO to dokument regulowany Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism elektronicznych. Zawiera:

  • pełną nazwę podmiotu publicznego (np. urząd skarbowy),
  • datę i godzinę doręczenia (moment wprowadzenia do systemu teleinformatycznego),
  • datę i godzinę wytworzenia samego UPO.

Dlaczego przechowywać UPO? To jedyne prawne potwierdzenie złożenia dokumentu elektronicznego (np. PIT, JPK czy wniosku administracyjnego). Bez niego urząd może kwestionować terminowość złożenia. W sprawach podatkowych UPO i status „200” (przetworzony prawidłowo) zamykają temat.

UPO dotyczy tylko dokumentów elektronicznych – nie występuje dla pism papierowych. Generuje się po pozytywnej weryfikacji, na podstawie unikalnego numeru referencyjnego (zazwyczaj 26–32 znaki).

Wymagania wstępne przed pobieraniem UPO z ePUAP

Aby pobrać UPO z ePUAP, przygotuj:

  • aktywny Profil Zaufany (PZ) lub e-dowód – to jedyne metody logowania,
  • numer referencyjny lub Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) z wysłanego pisma,
  • stabilne połączenie internetowe – błędy sieci to najczęstsza przyczyna problemów,
  • konto na ePUAP powiązane z PZ (założysz je na epuap.gov.pl).

Jeśli składasz dokumenty przez ePUAP, system automatycznie generuje UPP przy wysyłce. UPO pojawi się po przetworzeniu przez urząd.

Instrukcja krok po kroku – pobieranie UPO z ePUAP

Oto szczegółowa procedura oparta na oficjalnych instrukcjach ePUAP i praktycznych przykładach.

Krok 1 – zaloguj się do ePUAP

Wykonaj następujące czynności:

  • wejdź na stronę epuap.gov.pl,
  • kliknij „Zaloguj się” u góry strony,
  • wybierz metodę: Profil Zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna,
  • potwierdź logowanie (np. kodem SMS z banku lub autoryzacją w aplikacji mObywatel).

Wskazówka: jeśli nie masz PZ, załóż go przez bank lub w punkcie potwierdzającym – proces trwa 10–15 minut.

Krok 2 – przejdź do skrzynki ePUAP

Przejdź do skrzynki i odszukaj korespondencję:

  • po zalogowaniu wybierz „Moja Skrzynka” w górnym menu,
  • w lewym menu nawigacyjnym kliknij „Dokumenty” > „Odebrane”,
  • system wyświetli listę przychodzących wiadomości, w tym pisma z urzędów i ich UPO.

Uwaga: UPO trafia do folderu „Dokumenty odebrane”. Otrzymasz też powiadomienie e-mail/SMS o nowej wiadomości.

Krok 3 – znajdź i otwórz wiadomość z UPO

Następnie odszukaj i otwórz UPO:

  • przewiń listę lub użyj wyszukiwarki (filtruj po dacie lub nadawcy, np. „Urząd Skarbowy”),
  • rozwiń wątek z interesującą sprawą (jeśli masz wiele korespondencji),
  • kliknij przycisk „Akcje” obok wiadomości, a następnie „Pokaż dokument” lub „Pobierz”,
  • dokument otworzy się w PDF – zapisz go na dysku (Ctrl+S).

Czas oczekiwania: UPO generuje się po statusie „200” – zwykle w ciągu kilku minut lub godzin od wysyłki.

Krok 4 – zweryfikuj UPO

Na koniec sprawdź poprawność dokumentu:

  • otwórz pobrany plik PDF,
  • sprawdź nazwę urzędu, datę/godzinę doręczenia i swój numer referencyjny,
  • upewnij się, czy UPO nie znajduje się na ostatniej stronie pliku z deklaracją.

Przykład z PIT przez ePUAP: po złożeniu PIT-37, sprawdź status w „Status wysłanej e-Deklaracji” na podatki.gov.pl. Po statusie „200” pobierz UPO z załączników lub ePUAP.

Alternatywne metody pobierania UPO (jeśli nie z ePUAP)

Poniżej znajdziesz najczęstsze alternatywy wraz z krótką instrukcją i uwagami:

System/platforma Kroki pobrania UPO Uwagi
Podatki.gov.pl / e-Deklaracje Wklej numer referencyjny (26–32 znaki); sprawdź status (musi być 200); pobierz z sekcji „Załączniki”. Dla PIT/JPK; w razie problemów napisz na [email protected].
ifirma.pl lub podobne serwisy Przejdź: Deklaracje > e-Deklaracje; w kolumnie „UPO” wybierz „Identyfikator” i pobierz dokument. Dla JPK_V7 dostępny przycisk „Pobierz UPO”.
PUE ZUS / pit.uke.gov.pl Dokumenty > Odebrane; wybierz Akcje > Pokaż dokument; następnie pobierz plik. Dostępne powiadomienia SMS/e-mail.
Podatnik.info Zaloguj się; wejdź w Moje PIT-y; pobierz wydruk – UPO zwykle znajduje się na końcu PDF. Generowanie może potrwać do 2 minut.

Najczęstsze błędy przy pobieraniu UPO z ePUAP i jak je naprawić

Oto top 10 błędów wraz z rozwiązaniami:

  1. Brak statusu 200 – dokument odrzucony (np. błąd formalny). Rozwiązanie – sprawdź status na podatki.gov.pl i popraw deklarację;
  2. Numer referencyjny nie znaleziony (status 300) – brak dokumentu w systemie. Rozwiązanie – wyślij e-mail na [email protected] z NIP/PESEL, datą i rodzajem pisma;
  3. Nie możesz się zalogować do ePUAP – wygasły PZ. Rozwiązanie – odnów PZ w banku lub na gov.pl;
  4. UPO nie widać w skrzynce – jeszcze nie przetworzone lub w złym folderze. Rozwiązanie – odśwież stronę, sprawdź „Odebrane” i filtruj po dacie;
  5. Błąd pobierania PDF (zerwane połączenie) – problem sieciowy. Rozwiązanie – spróbuj ponownie lub użyj innej przeglądarki;
  6. UPO dla JPK_V7 nie jest dedykowane urzędowi – wygląda inaczej niż standardowe. Rozwiązanie – wklej numer referencyjny na stronie wskazanej w komunikacie;
  7. Brak powiadomienia e-mail/SMS – filtry spamu. Rozwiązanie – sprawdź ręcznie w ePUAP i ustaw powiadomienia;
  8. Długi czas generowania (>2 min) – szczyt obciążenia. Rozwiązanie – poczekaj lub spróbuj poza godzinami szczytu;
  9. Nieprawidłowy login w serwisach zewnętrznych – zapomniane dane. Rozwiązanie – zresetuj hasło na stronie logowania;
  10. Mylenie UPP z UPO – UPP to potwierdzenie wysłania, UPO – odbioru. Rozwiązanie – poczekaj na przetworzenie.

Statystyki błędów: najczęściej (ok. 40%) pojawiają się statusy inne niż 200, następnie problemy z logowaniem.

Zaawansowane wskazówki dla firm i power-userów (P2P tech)

Dla zaawansowanych użytkowników warto pamiętać o kilku kwestiach:

  • Integracje API – ePUAP wspiera API dla programistów; umożliwia automatyczne pobieranie UPO po numerze referencyjnym (dokumentacja na gov.pl);
  • Narzędzia P2P – użyj skryptów w Pythonie (biblioteka requests) do monitoringu skrzynki ePUAP z tokenem PZ;
  • Bezpieczeństwo – przechowuj UPO w zaszyfrowanym archiwum (np. VeraCrypt); rozważ podpis PAdES dla ważności 10 lat;
  • JPK/OSS/IOSS – zawsze wklejaj pełny numer referencyjny, aby uniknąć statusu 300.

Jeśli nadal nie możesz pobrać UPO, odwiedź urząd skarbowy z NIP/PESEL i danymi pisma – wydadzą kopię.