Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) to kluczowy dokument elektroniczny potwierdzający przyjęcie deklaracji podatkowych, takich jak JPK_V7 czy PIT, przez systemy Ministerstwa Finansów. Bez UPO wysyłka nie jest formalnie udokumentowana, co może komplikować kontrole skarbowe. Jeśli napotykasz problemy z pobraniem UPO, przyczyny są zazwyczaj techniczne, programowe lub związane z obciążeniem serwerów. W tym artykule znajdziesz najczęstsze powody braku możliwości pobrania UPO oraz krok po kroku instrukcje naprawy, oparte na oficjalnych komunikatach i doświadczeniach użytkowników.
Co to jest UPO i dlaczego jest tak ważne?
UPO to elektroniczne potwierdzenie, że urząd skarbowy odebrał i przetworzył Twój plik deklaracji. Generowane jest automatycznie po pozytywnej weryfikacji (status 200 w systemie e‑Deklaracje). Brak UPO oznacza, że nie masz dowodu na terminową wysyłkę – w razie sporu z fiskusem to Ty musisz udowodnić, że deklaracja dotarła.
Problemy z UPO nie oznaczają odrzucenia deklaracji, ale blokują jej potwierdzenie. Najczęściej występują przy wysyłce JPK_VAT z częścią deklaracyjną lub w programach księgowych, takich jak Comarch ERP Optima.
Najczęstsze przyczyny problemów z pobieraniem UPO
Problemy dzielimy na kategorie: techniczne po stronie Ministerstwa Finansów, błędy programowe, problemy z plikiem lub podpisem oraz przeciążenia serwerów. Poniżej znajdziesz szczegóły i wskazówki postępowania.
1. Problemy techniczne i wdrożeniowe Ministerstwa Finansów
Przejściowe awarie po aktualizacjach systemów – po wdrożeniu nowego środowiska produkcyjnego (np. we wrześniu 2020 i później) mogą pojawiać się błędy w usłudze pobierania UPO.
Planowane utrudnienia okresowe – zgodnie z komunikatami MF mogą występować wydłużone czasy przetwarzania i kłopoty z pobieraniem UPO.
W poniższych okresach MF zapowiadało utrudnienia i wydłużony status przetwarzania:
| Okres | Opis problemu | Zalecenie |
|---|---|---|
| 19–22 grudnia 2025 | Wydłużony status 120 dla JPK_VAT z częścią deklaracyjną. | Nie wysyłaj powtórnie, poczekaj na zakończenie przetwarzania. |
| 31 grudnia 2025 (19:00) – 7 stycznia 2026 (08:00) | Podobne utrudnienia dla JPK_VAT z częścią deklaracyjną, długi status 120. | Nie wysyłaj powtórnie, poczekaj na zakończenie przetwarzania. |
2. Błędy programowe i szyfrowanie
Błąd 412: „Dokument nieprawidłowo zaszyfrowany” – najczęstszy w Comarch ERP Optima (ponad 90% przypadków w 2025 r.). Starsze wersje nie obsługują nowych bibliotek kryptograficznych Ministerstwa; wysyłka JPK_V7 przechodzi, ale odszyfrowanie UPO zawodzi.
Inne błędy programowe – np. w InsERT GT czy e‑Pity: przerwane połączenie albo niezgodność ze schematem XSD.
3. Błędy pliku, podpisu i struktury (kody błędów z e‑Deklaracje)
Poniżej znajdziesz najczęstsze kody błędów i ich znaczenie:
- 401 – dokument niezgodny ze schematem XSD (błąd w strukturze XML);
- 403 – niepoprawny podpis (np. błędny NIP, PESEL lub kwota przychodu);
- 404 – wygasły certyfikat kwalifikowany;
- 408 – błędy uniemożliwiające przetworzenie (sprawdź konfigurację e‑podpisu);
- 409 – niewłaściwa liczba elementów (np. zbyt wiele deklaracji w paczce);
- 410 – błędne archiwum ZIP;
- 411 – problem ze scalaniem (nieprawidłowy podział dokumentu);
- 413/414 – niezgodna suma kontrolna;
- 415 – nieobsługiwany typ dokumentu.
4. Inne przyczyny
Błędy formularza – nieprawidłowy NIP/PESEL.
Problemy sieciowe po stronie użytkownika – np. firewall blokujący komunikację z usługą MF.
Instrukcja krok po kroku – jak naprawić problem z pobieraniem UPO
Zawsze najpierw sprawdź status wysyłki w e‑Deklaracje lub e‑dokumenty.mf.gov.pl. Nie wysyłaj ponownie bez diagnozy – to może pogorszyć sytuację.
Krok 1 – sprawdź status i kod błędu (5 minut)
Wykonaj poniższe czynności:
- Zaloguj się do e‑Deklaracje (dla PIT/JPK) lub e‑dokumenty.mf.gov.pl (dla JPK_VAT).
- W sekcji Status wysyłki znajdź plik i zanotuj kod (np. 101–415).
- Jeśli status to 102, powtórz żądanie UPO po odczekaniu 5–10 minut.
- Uwaga na okresowe awarie – jeśli data pasuje do komunikatów (grudzień/styczeń), odczekaj 24–48 h.
Krok 2 – rozwiąż błędy szyfrowania i programowe (10–30 minut)
Dla Comarch ERP Optima
Postępuj tak:
- Otwórz program i sprawdź wersję (menu Pomoc > O programie).
- Pobierz i zainstaluj najnowszą wersję z oficjalnej strony Comarch (lub przez partnera IT).
- Po aktualizacji wyślij ponownie żądanie UPO (bez nowej wysyłki pliku).
- UPO powinno pobrać się bez błędu 412.
Dla innych programów (InsERT GT, e‑Pity)
Zaktualizuj oprogramowanie do najnowszej wersji. Sprawdź konfigurację e‑podpisu (ważny certyfikat i właściwe ustawienia).
Krok 3 – napraw błędy pliku i podpisu (15–60 minut)
Zastosuj odpowiednie działania w zależności od kodu błędu:
| Kod błędu | Działanie krok po kroku |
|---|---|
| 401 | 1. Otwórz plik XML w edytorze (np. Notatnik++). 2. Porównaj ze schematem XSD z mf.gov.pl. 3. Zgłoś do serwisu programu (Status > Zgłoś problem). |
| 403/404 | 1. Sprawdź dane autoryzujące (NIP, PESEL, kwota przychodu). 2. Wymień certyfikat na ważny. 3. Podpisz i wyślij ponownie. |
| 408–415 | 1. Zweryfikuj strukturę ZIP (nie za duże pliki, poprawny podział). 2. Oblicz sumy kontrolne ponownie. 3. Użyj walidatora JPK z podatki.gov.pl. |
Narzędzia pomocnicze
Walidator JPK – pobierz z portalu Ministerstwa Finansów i zweryfikuj plik przed wysyłką.
Zgłaszanie błędów – w programie przejdź do: Status wysyłki > Zgłoś problem z XML.
Krok 4 – obsługa przeciążeń i awarii (do 48 h)
W przypadku przeciążeń postępuj następująco:
- Nie wysyłaj powtórnie – czekaj na status 200.
- Monitoruj komunikaty na podatki.gov.pl (sekcja komunikaty techniczne).
- Jeśli minęło ponad 48 h bez zmian, skontaktuj się z infolinią Ministerstwa (tel. 801 055 055).
Krok 5 – prewencja: jak uniknąć problemów w przyszłości
Aby ograniczyć ryzyko w kolejnych okresach rozliczeniowych, pamiętaj o poniższych zasadach:
- aktualizuj oprogramowanie – co najmniej raz na kwartał, zwłaszcza przed deadlinami (np. 25. dzień miesiąca dla JPK);
- używaj ważnych certyfikatów – regularnie sprawdzaj daty ważności i przypomnienia o odnowieniu;
- waliduj pliki – przed wysyłką sprawdź zgodność ze schematem XSD i sumy kontrolne;
- wybieraj sprawdzonych partnerów IT – dla systemów typu Comarch Optima unikaj opóźnień w aktualizacjach;
- backup UPO – pobieraj natychmiast po statusie 200 i bezpiecznie archiwizuj.
Jeśli problem nadal występuje po wykonaniu powyższych kroków, zgłoś go do wsparcia Ministerstwa, podając numer referencyjny wysyłki.