Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system wymiany faktur elektronicznych w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy VAT muszą odbierać faktury wystawiane przez swoich kontrahentów przy użyciu tego systemu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę czy duże przedsiębiorstwo, znajomość procedury pobierania faktur z KSeF jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania biznesu.
Dostęp do KSeF – warunki wstępne
Zanim zaczniesz pobierać faktury, musisz spełnić kilka warunków:
Posiadanie NIP – jeśli masz numer identyfikacji podatkowej, masz już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF.
Aktualizacja dostępu dla innych form działalności – jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz działasz w innej formie i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, musisz złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby uzyskać dostęp do KSeF.
Wybór narzędzia do odbierania faktur
Do odbierania faktur w KSeF możesz skorzystać z trzech bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF – platforma online dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl, pozwalająca na pełną obsługę faktur bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania;
- Aplikacja Mobilna KSeF – aplikacja do pobrania na smartfon, dostępna od 1 lutego 2026 roku, umożliwiająca wygodne wystawianie i odbieranie faktur przy użyciu urządzenia mobilnego;
- e-mikrofirma – dostęp do systemu przez e-Urząd Skarbowy, skierowany szczególnie do mikrofirm.
Dodatkowo faktury możesz pobierać bezpośrednio w programie finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF, jeśli posiadasz takie narzędzie.
Logowanie do systemu – krok po kroku
Krok 1 – wejdź na stronę KSeF
Przejdź na stronę www.ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez program księgowy zintegrowany z KSeF.
Krok 2 – wybierz metodę logowania
System umożliwia logowanie za pomocą: Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Krok 3 – uzyskaj dostęp do panelu
Po pomyślnym zalogowaniu otrzymasz dostęp do panelu użytkownika, gdzie będziesz mógł zarządzać swoimi fakturami.
Wyszukiwanie faktury w systemie KSeF
Po zalogowaniu do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista faktur” – znajdziesz tam wszystkie dokumenty wystawione dla Ciebie w KSeF.
System umożliwia wyszukanie określonych dokumentów w oparciu o różne kryteria:
- wszystkich faktur otrzymanych w danym okresie,
- faktur od konkretnego kontrahenta,
- konkretnej faktury na podstawie jej numeru KSeF.
Do wyszukania możesz wykorzystać następujące dane:
- NIP sprzedawcy,
- datę wystawienia lub otrzymania,
- numer KSeF,
- numer faktury nadany przez kontrahenta.
Dzięki tym filtrom szybko odnajdziesz właściwy dokument, nawet jeśli masz dostęp do bardzo dużej liczby faktur.
Procedura pobierania faktury
Weryfikacja danych faktury
Przed pobraniem dokumentu system weryfikuje jego poprawność na podstawie:
- numeru faktury nadanego przez sprzedawcę,
- NIP lub innego identyfikatora nabywcy (lub informacji o jego braku),
- kwoty należności ogółem.
Jeśli dane się zgadzają, system pozwoli pobrać fakturę.
Pobieranie faktury w preferowanym formacie
Możesz pobrać dokument jako: PDF – do łatwego przechowywania i druku, lub XML – strukturalny plik do automatycznego importu w programie finansowo-księgowym.
Pobrane i wydrukowane faktury automatycznie są opatrzone kodem oraz numerem KSeF, co potwierdza ich zgodność z systemem.
Sposoby pobierania faktur z KSeF
KSeF oferuje cztery główne sposoby dostępu do faktur:
1. Pobieranie po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF
Jest to najprostszy i najbardziej uniwersalny sposób. Procedura:
- zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF,
- przejdź do sekcji „Otrzymane faktury”,
- wyszukaj dokument, który chcesz pobrać,
- wybierz fakturę z listy,
- pobierz dokument w preferowanym formacie.
2. Pobieranie za pomocą linku lub kodu QR
Wystawca może udostępnić Ci link lub kod QR, abyś szybko uzyskał dostęp do dokumentu bez pełnego logowania. Wystarczy:
- zeskanować kod QR lub kliknąć w link,
- poczekać, aż system przeniesie Cię bezpośrednio do faktury,
- pobrać dokument na swoje urządzenie.
3. Pobieranie w trybie anonimowym
Możesz pobrać fakturę bez logowania, podając jedynie podstawowe dane dokumentu:
- ta metoda nie wymaga utworzenia konta,
- wymagane są informacje takie jak numer faktury i kwota,
- rozwiązanie szczególnie przydatne dla konsumentów lub podmiotów zagranicznych.
4. Automatyczne pobieranie z programu finansowo-księgowego
Jeśli Twój program księgowy jest zintegrowany z KSeF, dokumenty pobiorą się automatycznie:
- na tym poziomie wykorzystywany jest token lub certyfikat elektroniczny,
- system samodzielnie pobiera plik XML,
- plik zapisywany jest w bazie programu,
- dokumenty automatycznie integrują się z Twoją dokumentacją finansową.
Co można zrobić z pobraną fakturą?
Po pobraniu zyskujesz pełny pakiet opcji zarządzania dokumentem:
- Pobierz – zapisz plik w wybranym formacie na swoje urządzenie;
- Zachowaj w pamięci – przechowuj fakturę na telefonie lub komputerze dla późniejszego dostępu;
- Wydrukuj – przygotuj wydruk dla celów administracyjnych, rejestracyjnych lub sądowych;
- Integracja z programem – zsynchronizuj dokument z systemem finansowo-księgowym.
Wszystkie pobrane lub wydrukowane faktury zawierają kod oraz numer KSeF, co potwierdza ich zgodność z systemem i możliwość wykorzystania w celach prawnych oraz administracyjnych.
Ważne informacje o terminach
Pamiętaj o regularnym sprawdzaniu, czy nie otrzymałeś faktury od swojego kontrahenta – ma to istotne znaczenie dla terminu płatności. Brak pobrania faktury w odpowiednim czasie nie zwalnia z obowiązku jej zapłaty.
Testowanie KSeF przed obowiązkiem
Przed rozpoczęciem obowiązkowego korzystania z KSeF (od 1 lutego 2026 r.) Ministerstwo Finansów udostępniło możliwość testowania systemu. Już od 15 listopada 2025 roku dostępne są aplikacje testowe na stronie www.ksef.podatki.gov.pl, dzięki czemu możesz praktycznie zapoznać się z procesem jeszcze przed rozpoczęciem obowiązków.