KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolska platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, która od 1 lutego 2026 roku jest obowiązkowa dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Niniejszy przewodnik wyjaśnia, gdzie znaleźć system, jak uzyskać dostęp i jak się zalogować.
Gdzie znaleźć KSeF – oficjalne źródła
KSeF dostępny jest na oficjalnej stronie rządowej. Głównym adresem platformy jest ksef.podatki.gov.pl, gdzie przedsiębiorcy mogą bezpośrednio wystawiać i odbierać faktury elektroniczne. Witryna zawiera również kompletne informacje dotyczące systemu, regulaminu oraz dostępne metody integracji.
Dodatkowe informacje na temat KSeF znajdują się na stronie Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur, gdzie publikowane są oficjalne wytyczne i uregulowania.
Dla wsparcia technicznego dostępna jest infolinia KSeF pod numerem telefonu 22 330 03, gdzie pracownicy mogą udzielić pomocy w przypadku problemów z dostępem lub rejestracją.
Wymagania przed zalogowaniem się do KSeF
Aby się zalogować, przygotuj jeden z poniższych mechanizmów uwierzytelniania:
- kwalifikowany podpis elektroniczny – podpis osoby fizycznej potwierdzający tożsamość użytkownika;
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna – rozwiązanie instytucjonalne do uwierzytelniania dokumentów przez podmiot;
- podpis zaufany (e‑podpis) – uwierzytelnianie poprzez Profil Zaufany w usługach publicznych;
- token wygenerowany przez KSeF – unikalny identyfikator do integracji systemowej i logowania w aplikacjach zewnętrznych.
Te mechanizmy bezpieczeństwa zapewniają ochronę dostępu do systemu i weryfikację tożsamości użytkownika. Przedsiębiorca powinien wcześniej zadbać o posiadanie przynajmniej jednego z wymienionych wariantów uwierzytelniania.
Logowanie do KSeF – kroki
Aby przejść przez proces logowania do KSeF, wykonaj poniższe czynności:
- Przejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl i wybierz tryb pracy (aplikacja webowa lub integracja),
- wskaż podmiot, w imieniu którego działasz (np. firma, biuro rachunkowe),
- wybierz metodę uwierzytelniania i potwierdź tożsamość,
- po pierwszym logowaniu sprawdź i w razie potrzeby nadaj uprawnienia użytkownikom w organizacji,
- zakończ logowanie i rozpocznij wystawianie lub odbieranie faktur w KSeF.
Procedury dostępu do KSeF
Procedury online poprzez API
API KSeF przeznaczone jest dla firm posiadających zaawansowaną infrastrukturę informatyczną, które chcą zintegrować system z własnymi aplikacjami księgowymi i ERP. Umożliwia automatyzację wysyłki, odbioru i archiwizacji faktur bez konieczności ręcznego logowania.
Procedury offline
Procedury offline sprawdzą się u mniejszych przedsiębiorców. Można korzystać z aplikacji webowej KSeF lub rozwiązań dostawców oprogramowania bez budowania własnej integracji technicznej.
Jak pracuje system – proces wysyłania faktur
Pracę z KSeF można zobrazować następującymi krokami:
- Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym,
- program wysyła dokument do KSeF,
- system weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną (schemat XML),
- KSeF nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny,
- wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Proces ten odbywa się w czasie rzeczywistym, co oznacza, że faktury są dostępne dla odbiorcy natychmiast po wysłaniu.
Integracja z programami księgowymi
Przedsiębiorcy nie muszą logować się do KSeF ręcznie przy każdej fakturze. Wiele programów księgowych oferuje bezpośrednią integrację z KSeF, umożliwiając automatyczne wysyłanie i odbiór dokumentów. Programiści tworzący oprogramowanie dla biznesu mogą skorzystać z API udostępnionego przez platformę.
Firmy zainteresowane integracją techniczną mogą skontaktować się z dostawcami oprogramowania księgowego, aby upewnić się, że program posiada wsparcie dla KSeF.
Format danych w KSeF
Wszystkie faktury w KSeF są przechowywane w ustrukturyzowanym formacie XML, co gwarantuje jednolitość danych. Taki format zapewnia, że każda faktura zawiera te same elementy danych, co umożliwia ich bezbłędny odczyt przez systemy informatyczne.
Najważniejsze korzyści z ujednoliconego formatu XML to:
- jednoznaczna struktura informacji,
- łatwa automatyzacja obiegu i księgowania,
- szybsza walidacja i mniejsza liczba błędów.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF dotyczy dużych firm, których wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, również zwolnionych z VAT.
Dla przejrzystości, poniżej przedstawiamy zestawienie terminów i zakresu obowiązku:
| Data | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | duże firmy z obrotami brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1 kwietnia 2026 | pozostali przedsiębiorcy, w tym podatnicy zwolnieni z VAT |
Wyłączenia z obowiązku dotyczą m.in.:
- faktur konsumenckich (B2C),
- biletów i paragonów na autostradach płatnych,
- świadczeń usług przewozu osób,
- usług kontroli i nadzoru ruchu lotniczego,
- faktur wystawianych w ramach systemów OSS i IOSS,
- faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Podmioty zagraniczne mogą korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności.
Znaczenie KSeF dla bezpieczeństwa i kontroli
KSeF umożliwia administracji skarbowej bieżący dostęp do informacji o transakcjach kupna i sprzedaży, co wpłynie na uszczelnienie podatku VAT i przyspieszy kontrole podatkowe. System zapewnia również bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format e‑faktury jest taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ jest ona dostarczana natychmiast w czasie rzeczywistym.
Najważniejsze efekty działania KSeF z perspektywy obiegu dokumentów to:
- stała dostępność i śledzenie statusu faktury w systemie,
- pewność doręczenia i szybkie potwierdzenie w postaci UPO,
- zwiększona spójność danych, co ułatwia rozliczenia i audyt.