W branży transportowej regularne pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego to nie tylko obowiązek prawny, ale filar zgodności z przepisami unijnymi i krajowymi. Bezwzględne terminy to co 28 dni aktywności dla karty kierowcy oraz co 90 dni aktywności dla tachografu, z dodatkowymi sytuacjami wymagającymi natychmiastowego odczytu (np. zakończenie zatrudnienia lub żądanie organów kontrolnych). Naruszenia grożą karami do 500 zł za każdego kierowcę lub pojazd, co w praktyce może oznaczać tysiące złotych strat dla firmy.
Ten rozbudowany poradnik, oparty na aktualnych przepisach, zawiera instrukcję krok po kroku pobierania danych, wskazuje najczęstsze pułapki i pokazuje, jak wykorzystać P2P i zdalne sczytywanie do automatyzacji procesu i zmniejszenia ryzyka kontroli ITD/GITD.
Podstawa prawna – co mówi prawo?
Obowiązek pobierania danych reguluje przede wszystkim Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 5 listopada 2010 r. zmieniające wcześniejsze rozporządzenie w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych (oparte na Dz.U. z 2007 r. nr 159, poz. 1128 ze zmianami). Kluczowe są też unijne Rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010, które definiuje maksymalne okresy: 90 dni dla jednostki pojazdowej i 28 dni dla karty kierowcy.
Uwaga na spór interpretacyjny: terminy liczy się od dni aktywności (zarejestrowanej jazdy), a nie kalendarzowych – potwierdza to rozporządzenie UE, mające pierwszeństwo przed krajowymi. Jednak organy (np. ITD) nierzadko stosują interpretację kalendarzową i nakładają kary. Sądy często ją podważają, przyjmując liczenie dni aktywności. Dane należy przechowywać co najmniej 1 rok.
Bezwzględne terminy pobierania danych z karty kierowcy
Dane z karty kierowcy pobiera się co najmniej raz na 28 dni aktywności. To nie kalendarzowe 28 dni, lecz okres od ostatniego odczytu do następnego, liczony wyłącznie dniami z zarejestrowaną aktywnością (jazda, praca itp.).
Sytuacje wymagające bezwarunkowego odczytu natychmiast:
W poniższych przypadkach pobierz dane niezwłocznie:
- przed ustaniem stosunku pracy – zwolnienie, rezygnacja;
- przed upływem terminu rozwiązania umowy – z podmiotem wykonującym przewozy;
- w przypadku utraty ważności karty kierowcy – np. wygaśnięcie dokumentu;
- na żądanie organów kontrolnych – ITD, GITD, policja, w wyznaczonym terminie.
Można (a czasem warto) pobierać częściej, jeśli grozi utrata danych, np. z powodu pełnej pamięci tachografu.
Bezwzględne terminy pobierania danych z tachografu cyfrowego
Dla tachografu termin to co najmniej raz na 90 dni aktywności.
Sytuacje wymagające bezwarunkowego odczytu natychmiast:
Zapewnij natychmiastowy odczyt w następujących przypadkach:
- przed trwałym lub czasowym przekazaniem pojazdu – wynajem, sprzedaż, użyczenie;
- w razie wadliwego funkcjonowania lub uszkodzenia tachografu – o ile dane da się pobrać;
- przy wycofaniu pojazdu z użytkowania – np. złomowanie;
- na żądanie organów kontrolnych – w oznaczonym terminie.
Częstsze pobieranie jest dozwolone i rekomendowane, jeśli istnieje ryzyko utraty danych.
Dla szybkiego porównania terminów i kar skorzystaj z poniższej tabeli:
| Element | Standardowy termin | Natychmiastowy odczyt | Kara za naruszenie |
|---|---|---|---|
| Karta kierowcy | 28 dni aktywności | Zakończenie pracy, utrata ważności, żądanie organu | 500 zł za każdego kierowcę |
| Tachograf cyfrowy | 90 dni aktywności | Przekazanie pojazdu, uszkodzenie, wycofanie | 500 zł za każdy pojazd |
Kary za brak terminowego pobierania – ile to kosztuje?
Zgodnie z Załącznikiem nr 3 do ustawy o transporcie drogowym obowiązują następujące sankcje:
- naruszenie obowiązku pobierania z karty kierowcy – 500 zł za każdego kierowcę;
- naruszenie obowiązku pobierania z tachografu – 500 zł za każdy pojazd;
- nieprzechowywanie danych przez min. 1 rok – 500 zł za każdy dzień, dla każdego kierowcy.
Przykład: flota 10 pojazdów i 20 kierowców, z opóźnieniem o miesiąc, może wygenerować nawet 15 000 zł kary. Kontrole ITD są częste, zwłaszcza w kontekście Pakietu Mobilności (płaca minimalna, delegacje).
Instrukcja krok po kroku – jak prawidłowo pobrać dane?
Oto szczegółowy przewodnik z użyciem standardowego czytnika (np. DLK Pro) lub technologii P2P/zdalnego odczytu. Zakładamy, że dysponujesz ważną kartą przedsiębiorstwa i oprogramowaniem zgodnym z AETR.
Krok 1 – przygotowanie sprzętu i oprogramowania (5–10 min)
Zanim rozpoczniesz, przygotuj:
- sprzęt – czytnik kart (np. z Bluetooth) oraz komputer z oprogramowaniem (np. TachoDrive, Optac3);
- kartę przedsiębiorstwa – sprawdź ważność i dostępność do odczytu co 90 dni lub na żądanie;
- kopię zapasową danych – wykonaj backup poprzednich plików przed nowym odczytem.
Krok 2 – pobranie z karty kierowcy (2–5 min)
Wykonaj poniższe kroki:
- Włóż kartę kierowcy do czytnika.
- Podłącz czytnik do komputera przez USB lub Bluetooth.
- Uruchom oprogramowanie i wybierz „Odczyt karty kierowcy”.
- Jeśli wymagany, wprowadź PIN karty; ustaw zakres: od ostatniego odczytu do bieżącej daty (maks. 28 dni aktywności).
- Rozpocznij odczyt i zapisz plik .ddd (zwykle do 56 dni danych).
- Zweryfikuj zawartość: czasy jazdy, przerwy, aktywności.
Wskazówka P2P: użyj zdalnego sczytywania przez telematykę – np. ecoTRUCK automatyzuje pobieranie co 14 dni, minimalizując ryzyko braków i opóźnień.
Krok 3 – pobranie z tachografu cyfrowego (5–10 min)
Postępuj zgodnie z instrukcją:
- Wprowadź pojazd w tryb serwisowy (przycisk na desce; kod 0000 lub indywidualny).
- Włóż kartę przedsiębiorstwa lub autoryzowany klucz do slotu tachografu.
- Uruchom oprogramowanie i wybierz „Odczyt jednostki pojazdowej”.
- Ustaw zakres: do 90 dni aktywności.
- Zapisz plik .tgd i sprawdź jego kompletność (objętość, spójność).
- Zakończ i wyjdź z trybu serwisowego.
Automatyzacja P2P: systemy takie jak Navifleet/TachoSpeed umożliwiają automatyczne pobrania (np. co 60 dni) i integrację z rozliczaniem czasu pracy.
Krok 4 – przechowywanie i analiza (ciągłe)
Pamiętaj o poniższych zasadach:
- archiwizacja – przechowuj pliki min. 1 rok w formie cyfrowej (zgodnie z AETR);
- analiza danych – kontroluj naruszenia, rozliczaj delegacje i płacę minimalną w ramach Pakietu Mobilności;
- udokumentowanie odczytu – rejestruj datę i podpis cyfrowy/identyfikator użytkownika.
Krok 5 – weryfikacja i backup
Sprawdź kompletność danych – upewnij się, że nie ma luk w aktywnościach i plikach za wymagane okresy.
Wykonaj bezpieczną kopię – przechowuj backup w chmurze lub na zaszyfrowanym nośniku z kontrolą dostępu.
Ustal harmonogram – skonfiguruj automatyczne przypomnienia/zdarzenia (np. co 25/85 dni), aby utrzymać cykl zgodny z przepisami.
Czas całkowity: 10–20 min na kierowcę/pojazd przy odczycie manualnym; poniżej 1 min przy pełnej automatyzacji.
Technologie P2P i zdalne sczytywanie – przyszłość branży TSL
Na serwisie tech‑P2P rekomendujemy zdalne pobieranie danych przez telematykę, które skraca czas i ogranicza ryzyko błędów:
- ecoTRUCK – automatyczne pobrania co 14/60 dni oraz integracja z P2P‑sharingiem pojazdów;
- Navifleet/TachoSpeed – synchronizacja P2P między flotami, alerty przed terminem i centralna archiwizacja;
- kluczowe korzyści – redukcja kar nawet o 90%, automatyzacja rozliczeń (czas pracy, delegacje), pełna ścieżka audytu.
Urządzenia zgodne z inteligentnymi tachografami (od 2023 r.) wspierają bezdotykowe sczytywanie przez DSRC/Bluetooth, co dodatkowo usprawnia zdalny odczyt.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Aby ograniczyć ryzyko kar i luk w danych, zwróć uwagę na poniższe punkty:
- błędne liczenie terminów – mylenie dni kalendarzowych z dniami aktywności; rozwiązanie: monitoruj aktywności w systemie i licz tylko dni z rejestrowaną pracą;
- reakcyjność zamiast proaktywności – pobieranie dopiero po kontroli; rozwiązanie: ustaw przypomnienia co 25/85 dni i automatyzuj odczyty;
- brak dokumentacji – brak raportów i rejestrów; rozwiązanie: generuj raporty PDF/CSV i zachowuj metadane (data, użytkownik);
- pułapka Pakietu Mobilności – niepełne dane utrudniają weryfikację płacy minimalnej; rozwiązanie: pobieraj dane częściej, np. co 14 dni.
Podsumowanie obowiązków w tabeli szybkiego odniesienia
Najważniejsze obowiązki i konsekwencje finansowe zebraliśmy w skrótowej tabeli:
| Sytuacja | Karta kierowcy | Tachograf | Kara |
|---|---|---|---|
| Standard | Co 28 dni akt. | Co 90 dni akt. | 500 zł za kierowcę lub pojazd |
| Zakończenie pracy/przekazanie pojazdu | Natychmiast | Natychmiast | Do 500 zł za dzień |
| Uszkodzenie/żądanie ITD | Natychmiast | Natychmiast | Jak wyżej |