Tak, z systemu KSeF można pobrać fakturę w formacie PDF. To jedna z podstawowych funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur, dostępna dla wszystkich użytkowników od 1 lutego 2026 roku.
Co to jest KSeF i dlaczego warto wiedzieć o pobieraniu faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczny system wymiany faktur, który od 1 lutego 2026 roku stał się obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce. Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer KSeF oraz kod QR, co gwarantuje jej autentyczność i pochodzenie. Umiejętność prawidłowego pobierania faktur w PDF jest kluczowa dla sprawnego prowadzenia dokumentacji finansowej i rozliczeń podatkowych.
Krok 1 – wybierz odpowiednie narzędzie do pracy z KSeF
Przed rozpoczęciem pobierania faktur zdecyduj, z którego z trzech darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów skorzystasz:
- Aplikacja podatnika KSeF – wersja online dostępna na stronie ksef.podatki.gov.pl;
- Aplikacja mobilna KSeF – aplikacja na smartfon, dostępna do pobrania od 1 lutego 2026 roku;
- E-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.
Wybór narzędzia warto ustalić wcześniej, aby bez przeszkód odbierać faktury od momentu wejścia obowiązku w życie.
Krok 2 – sprawdź, czy posiadasz dostęp do KSeF
Aby pracować z systemem KSeF, musisz spełnić warunki dostępu. Jeśli posiadasz NIP, masz już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF. Jeżeli działasz w innej formie organizacyjnej i nie posiadasz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, złóż formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby uzyskać dostęp.
Krok 3 – zaloguj się do systemu KSeF
Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl, a następnie zaloguj się, korzystając z jednej z metod uwierzytelnienia: Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Alternatywnie możesz zalogować się bezpośrednio z poziomu programu księgowego zintegrowanego z KSeF.
Krok 4 – przejdź do listy otrzymanych faktur
Po zalogowaniu do wybranego narzędzia przejdź do zakładki „Lista faktur” – znajdziesz tam wszystkie dokumenty wystawione na Twój NIP przez kontrahentów.
Regularnie sprawdzaj listę faktur, ponieważ wpływa to na terminowość płatności.
Krok 5 – pobierz fakturę w formacie PDF
Po zlokalizowaniu dokumentu wybierz opcję pobierz i wskaż pożądany format. Otrzymane faktury możesz pobrać bezpośrednio z systemu w formacie PDF; dostępny jest także plik XML – przydatny do importu w oprogramowaniu księgowym.
Alternatywne formaty dostępne w KSeF
Do wyboru masz dwa formaty: PDF – najbardziej uniwersalny, łatwy do przesyłania i drukowania; XML – optymalny dla zintegrowanych systemów księgowych oraz automatycznego importu danych.
Co możesz zrobić z pobraną fakturą PDF?
Pobrany plik możesz od razu wykorzystać na kilka sposobów:
- zapisać plik na komputerze lub telefonie,
- wydrukować dokument,
- przesłać fakturę do partnerów biznesowych,
- archiwizować w swoim systemie dokumentacji.
Pobrane i wydrukowane faktury są opatrzone numerem KSeF oraz kodem QR, co potwierdza ich autentyczność.
Specjalne zastosowania wydrukowanych faktur
Wydruk PDF z numerem KSeF i kodem QR możesz wykorzystać m.in. do:
- rejestracji samochodu,
- rozliczenia dotacji,
- spraw administracyjnych,
- postępowań sądowych.
W każdym z tych przypadków kod QR i numer KSeF potwierdzają pochodzenie dokumentu z oficjalnego systemu.
Pobieranie faktur kosztowych (wydatków) z KSeF
Jeśli korzystasz z programu księgowego zintegrowanego z KSeF, przejdź do zakładki Wydatki i kliknij Pobierz faktury z KSeF. System automatycznie pobierze nowe dokumenty i utworzy z nich elektroniczne zapisy w Twoim programie. W podglądzie dokumentu będzie widoczny numer KSeF; możliwe jest również ręczne pobieranie, nawet przy włączonej automatyzacji.
Pobieranie wielu faktur naraz
Możesz zaznaczyć wiele dokumentów na liście i pobrać je w formie pakietu. Funkcja jest dostępna w górnym menu w sekcji KSeF > KSeF / pobrane. Na tej stronie możesz filtrować dokumenty według zakresu dat przyjęcia do KSeF oraz konkretnego numeru KSeF.
Alternatywne sposoby dostępu do faktury
Potwierdzenie transakcji z kodem QR – sprzedawca może wydać potwierdzenie opatrzone kodami QR jeszcze przed nadaniem fakturze numeru KSeF.
Wizualizacja faktury – po przesłaniu dokumentu do KSeF sprzedawca może dostarczyć Ci jego wizualizację (np. PDF) z kodem QR zawierającym numer KSeF.
Praktyczne wskazówki dla użytkowników
Aby efektywnie korzystać z KSeF, pamiętaj o poniższych zasadach:
- regularnym sprawdzaniu listy faktur – to ważne dla terminów płatności,
- wyborze odpowiedniego narzędzia przed wejściem obowiązku w życie,
- archiwizowaniu pobranych faktur PDF w logicznej strukturze folderów,
- zapoznaniu się z numerem KSeF każdego dokumentu,
- zachowaniu kodów QR dla celów weryfikacji.