Akt zgonu to dokument ścisłego zarachunku wystawiany przez Urząd Stanu Cywilnego (USC), niezbędny do organizacji pochówku oraz przeprowadzenia wielu formalności administracyjnych. W tym poradniku krok po kroku dowiesz się, jak uzyskać akt zgonu osobiście, korespondencyjnie lub online.
Zasadnicze informacje o akcie zgonu
W odpisach aktu zgonu znajdziesz następujące dane w zależności od rodzaju dokumentu:
Odpis zupełny zawiera:
- dane osoby zmarłej (m.in. imię, nazwisko, numer PESEL),
- datę i miejsce zgonu,
- dane małżonka,
- dane rodziców,
- dane osoby lub podmiotu zgłaszającego zgon,
- oznaczenie urzędu i dane urzędnika rejestrującego zgon.
Odpis skrócony zawiera:
- podstawowe dane osoby zmarłej,
- dane małżonka,
- dane rodziców,
- datę i miejsce zgonu.
Pierwszy odpis aktu zgonu wydawany jest bezpłatnie. Kolejne kopie wymagają uiszczenia opłaty skarbowej – w 2026 roku 22 zł za odpis skrócony. Dla przejrzystości zobacz zestawienie najważniejszych opłat:
| Rodzaj odpisu | Opłata standardowa | Uwagi |
|---|---|---|
| Odpis skrócony | 22 zł | Pierwszy egzemplarz wydawany bezpłatnie przy rejestracji zgonu. |
| Odpis zupełny | 33 zł | Wydawany na wniosek; opłata dotyczy każdego egzemplarza. |
Kto ma prawo odebrać akt zgonu?
Uprawnione są następujące osoby i podmioty:
- Członkowie najbliższej rodziny – dzieci, rodzice, małżonek;
- Osoby blisko spokrewnione – np. rodzeństwo, dziadkowie, wnuki;
- Pełnomocnik – osoba z pisemnym umocowaniem do działania w imieniu uprawnionego;
- Organizacje, instytucje i urzędy – w zakresie realizacji ustawowych zadań;
- Inne osoby z interesem prawnym – po wykazaniu potrzeby uzyskania dokumentu.
Jeśli wniosek dotyczy najbliższych członków rodziny, możesz jednocześnie zamówić kilka kopii dokumentu.
Wymagane dokumenty
Aby odebrać akt zgonu, przygotuj:
- dowód osobisty – do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy;
- dowód osobisty osoby zmarłej – jeśli jest dostępny;
- wniosek o odpis aktu stanu cywilnego – formularz USC (papierowo lub online);
- potwierdzenie opłaty skarbowej – dla kopii poza pierwszą (np. przelew, pokwitowanie z urzędu).
Krok po kroku – odbiór osobisty w urzędzie
Etap 1. Zgłoszenie śmierci w USC
Zgłoszenia należy dokonać osobiście w USC właściwym dla miejsca zgonu. Termin wynosi 3 dni od wystawienia karty zgonu (dokument od lekarza lub prokuratora); w przypadku choroby zakaźnej, skażenia radioaktywnego lub biologicznego – 24 godziny. Na tym etapie otrzymasz pierwszy, bezpłatny odpis aktu zgonu (pojedynczy egzemplarz).
Etap 2. Pobranie kolejnych kopii
Jeśli potrzebujesz dodatkowych odpisów, możesz udać się do dowolnego USC w Polsce. Procedura wygląda następująco:
- Przygotuj wypełniony wniosek o odpis aktu stanu cywilnego.
- Wnieś opłatę i dołącz potwierdzenie (22 zł za każdy odpis skrócony / 33 zł za odpis zupełny).
- Zgłoś się osobiście w wybranym USC.
- Po krótkich formalnościach odbierzesz dokument.
Odpis skrócony jest zazwyczaj wydawany od ręki, zwykle w ciągu około 30 minut.
Sposoby uzyskania aktu zgonu
Dla szybkiego porównania trzech dostępnych dróg postępowania zobacz poniższą tabelę:
| Sposób | Czas realizacji | Co potrzebne | Forma odbioru |
|---|---|---|---|
| Osobiście w USC | od ręki | dowód osobisty, wniosek, potwierdzenie opłaty (jeśli dotyczy) | papierowy odpis wydany na miejscu |
| Korespondencja tradycyjna | ok. 7 dni od doręczenia wniosku | wniosek, potwierdzenie opłaty | przesyłka listowna |
| Internet (gov.pl / ePUAP) | zwykle do kilku dni roboczych | profil zaufany lub e-dowód, płatność online | e-dokument na skrzynkę ePUAP lub wersja papierowa pocztą |
1. Osobiście w urzędzie (natychmiast)
To najszybsze rozwiązanie dla osób, które chcą otrzymać dokument od razu. Wystarczy:
- udać się do dowolnego usc w polsce,
- okazać dowód osobisty,
- złożyć wniosek i uiścić opłatę (jeśli dotyczy),
- odebrać akt od ręki.
Zaletą jest możliwość natychmiastowego wyjaśnienia wątpliwości z urzędnikiem.
2. Korespondencja tradycyjna (7 dni)
Opcja dla osób, które nie mogą osobiście udać się do urzędu:
- Przygotuj wniosek o odpis aktu stanu cywilnego.
- Dołącz potwierdzenie opłaty.
- Wyślij komplet dokumentów listem poleconym do dowolnego USC w Polsce.
- Oczekuj przesyłki zwrotnej (zwykle w ciągu 7 dni kalendarzowych od doręczenia wniosku).
3. Internet i ePUAP (elektronicznie)
Wymagane warunki: profil zaufany lub e-dowód z czytnikiem (z aktywnym profilem zaufanym) oraz dostęp do internetu.
Procedura krok po kroku:
- Wejdź na stronę gov.pl: „Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)”.
- Kliknij przycisk Wyślij wniosek.
- Zaloguj się profilem zaufanym lub e-dowodem.
- Wypełnij wniosek elektroniczny prowadzony przez platformę.
- Wybierz sposób odbioru (e-dokument na skrzynkę ePUAP lub wydruk papierowy wysłany pocztą).
- Dokonaj opłaty online.
To rozwiązanie pozwala załatwić wszystko bez wychodzenia z domu – od złożenia wniosku po odbiór dokumentu na ePUAP.
Gdzie się zgłosić?
Do zgłoszenia śmierci udaj się wyłącznie do USC właściwego dla miejsca zgonu. Do pobrania kopii aktu możesz wybrać dowolny USC w Polsce – niezależnie od miejsca zamieszkania; procedura jest identyczna.