Tachograf cyfrowy to obowiązkowe urządzenie w pojazdach ciężarowych i autobusach, rejestrujące czasy pracy, jazdy, odpoczynków i inne aktywności kierowców. Pobieranie danych z niego jest kluczowym obowiązkiem przedsiębiorców transportowych, regulowanym przez unijne i polskie przepisy czasu pracy kierowców.
W tym artykule znajdziesz szczegółową instrukcję krok po kroku, przegląd narzędzi, terminy oraz obowiązki prawne, przygotowaną na podstawie praktycznych poradników i doświadczeń z branży.
Artykuł jest skierowany do firm transportowych, flotowców i kierowców, z naciskiem na zgodność z prawem oraz optymalizację procesów w erze technologii P2P i telematyki. Pomoże uniknąć kar finansowych sięgających nawet kilkunastu tysięcy złotych za naruszenia.
Obowiązki prawne – terminy pobierania danych
Przedsiębiorcy transportowi muszą pobierać dane z tachografu cyfrowego co najmniej co 90 dni (3 miesiące) od ostatniego odczytu – to wymóg rozporządzenia (UE) nr 165/2014 oraz polskiej ustawy o transporcie drogowym.
Brak terminowego pobrania nie unieruchamia pojazdu, ale stanowi naruszenie i może skutkować tzw. blokadą diagnostyczną tachografu oraz dotkliwymi karami.
Kluczowe terminy i obowiązki przedstawiamy w skrócie:
- Dane z pamięci masowej tachografu (jednostki pojazdowej) – pobieraj co 90 dni lub częściej (np. co 28 dni przy intensywnej eksploatacji); zalecane pobieranie wszystkich danych za ostatnie 3 miesiące lub od ostatniego odczytu;
- Dane z karty kierowcy – pobieraj co 28 dni lub przy zwrocie/wygaśnięciu karty (co 5 lat); jeśli karta jest w tachografie, odczytuj dane bezpośrednio przez urządzenie;
- Przechowywanie danych – pliki w formacie DDD przechowuj przez co najmniej 12 miesięcy (lub dłużej w razie kontroli); muszą być dostępne dla ITD;
- Konsekwencje naruszeń – mandaty zwykle od 2000 zł do 12 000 zł za brak odczytu, a w skrajnych przypadkach ryzyko ograniczeń w zakresie licencji; organy kontrolne coraz częściej korzystają z zdalnych preselekcji i analiz.
W erze P2P i IoT integracja z platformami, takimi jak Logisat czy Navifleet, umożliwia zdalne pobieranie plików DDD bez wizyty w pojeździe, co znacząco usprawnia logistykę flot.
Potrzebne narzędzia i oprogramowanie
Do odczytu tachografu cyfrowego (np. VDO DTCO 1381, Stoneridge) wymagany jest specjalistyczny sprzęt. Oto podstawowy zestaw:
| Narzędzie | Opis | Przykłady | Zalety |
|---|---|---|---|
| Karta przedsiębiorstwa | Obowiązkowa do odblokowania tachografu; wydawana przez GITD. | Karta firmowa | Bez niej odczyt jest niemożliwy. |
| Czytnik tachografu | Urządzenie do pobierania danych przewodowo lub bezprzewodowo. | Tacho2Safe, Tachodrive, DLK Pro | Automatyczna konfiguracja i szybki odczyt (zwykle 2–40 min). |
| Kabel komunikacyjny | Łączy czytnik ze złączem tachografu. | Kabel DLK 2.0/4.0 | Standardowe, pewne połączenie. |
| Oprogramowanie | Służy do analizy plików DDD na komputerze. | TachoStudio, TachoScan, TachoReader, Tachospeed | Raporty naruszeń, wizualizacje, archiwizacja. |
| Komputer/laptop | Z portem USB do transferu danych. | Dowolny z Windows | Bezpieczne przechowywanie i backup. |
Rekomendacje dla rozwiązań P2P i zaawansowanej telematyki: wybierz Tacho2Safe – jest prosty w obsłudze, automatycznie pobiera dane z karty w tachografie lub z pamięci masowej, obsługuje format DDD zgodny z polskim prawem i działa szybciej dzięki dedykowanemu oprogramowaniu. Do zdalnego dostępu stosuj rozwiązania chmurowe (np. Logisat), które pobierają dane online, niezależnie od lokalizacji pojazdu.
Gdzie jest gniazdo pobierania? Zwykle przy jednostce głównej tachografu – na panelu czołowym za klapką, w okolicy schowka lub na desce rozdzielczej – oznaczone jako interfejs DLK.
Instrukcja krok po kroku – odczyt danych z tachografu
Poniżej opisujemy dwie główne procedury – z pamięci tachografu oraz z karty kierowcy. Szacowany czas operacji: 2–40 minut. Zawsze pobieraj wszystkie dane za 90 dni w formacie DDD.
Procedura 1 – odczyt danych z pamięci masowej tachografu (jednostki pojazdowej)
- Przygotuj sprzęt – weź kartę przedsiębiorstwa, czytnik (np. Tacho2Safe), kabel i włączony laptop z oprogramowaniem.
- Wejdź do pojazdu – przekręć kluczyk stacyjki na pozycję „1” (zasilanie bez rozruchu; tachograf się uruchomi).
- Włóż kartę przedsiębiorstwa – w zależności od sytuacji:
- jeśli karta kierowcy jest w slocie 1 (lewym), włóż kartę firmy do slotu 2 (prawego),
- jeśli nie ma karty kierowcy, włóż kartę firmy do slotu 1,
- odczekaj 30–60 sekund na zalogowanie karty (komunikat na wyświetlaczu).
- Podłącz czytnik – wepnij kabel do złącza tachografu (DLK), następnie na czytniku wybierz funkcję pobierania danych z tachografu (np. przycisk F1 w Tacho2Safe).
- Wybierz zakres – ustaw pobranie wszystkich danych za 90 dni (czynności, zdarzenia, ostrzeżenia, blokady); format: DDD.
- Poczekaj na zakończenie – proces trwa zwykle 2–40 minut (w zależności od modelu, np. VDO DTCO); na wyświetlaczu pojawi się komunikat o ukończeniu.
- Odłącz i zakończ – wyjmij czytnik i kartę firmy, wyłącz stacyjkę.
- Przenieś dane – podłącz czytnik do komputera, zapisz pliki DDD w systemie (np. TachoStudio) i sprawdź ewentualne naruszenia.
Procedura 2 – odczyt danych z karty kierowcy (przez tachograf lub bezpośrednio)
Wariant A: przez tachograf (karta w slocie):
- Aktywuj tachograf – kluczyk na pozycję „1”.
- Włóż kartę kierowcy – do slotu 1 (lewy); w razie potrzeby uzupełnij kraj rozpoczęcia i ręczne aktywności.
- Włóż kartę firmy – do slotu 2 i poczekaj na zalogowanie.
- Podłącz czytnik – wybierz tryb „dane z karty”; czas odczytu zwykle 1–5 minut.
- Zakończ – wyjmij karty (dla kierowcy potwierdź kraj zakończenia) i odłącz czytnik.
Wariant B: bezpośrednio z karty (czytnik samodzielny):
- Wyjmij kartę kierowcy z tachografu.
- Włóż kartę do wbudowanego czytnika (np. Tacho2Safe) i poczekaj na automatyczne pobranie.
Wariant C: ręczny lub zdalny odczyt: użyj zewnętrznego czytnika kart poza tachografem lub systemów telematycznych (np. Navifleet) do zdalnego pobierania.
Konfiguracja czytnika i typy danych
Tachograf zapisuje 4 główne grupy danych:
- Czynności (z tachografu) – jazda, praca, dyspozycja, odpoczynek;
- Dane z karty kierowcy – indywidualne aktywności i identyfikatory;
- Zdarzenia i ostrzeżenia – potencjalne naruszenia i błędy systemowe;
- Rejestr aktywności pojazdu – m.in. prędkości i ruch pojazdu.
Konfiguracja czytnika (np. Tacho2Safe): po podłączeniu wybierz zakres klawiszami – „wszystko” lub „ostatnie 90 dni”. Tryb automatyczny sprawdzi się dla początkujących.
Rozwiązywanie problemów i wskazówki tech
Poniżej znajdziesz praktyczne podpowiedzi, które pomogą uniknąć przestojów i błędów:
- Blokada tachografu – może wystąpić po ponad 90 dniach bez odczytu; usuń ją kartą firmy i wykonaj pełny odczyt;
- Komunikaty o błędach – sprawdź kabel i zasilanie czytnika, zaktualizuj oprogramowanie; przy komunikacie „nie zalogowano” powtórz procedurę logowania kart;
- Automatyzacja i P2P – integruj tachograf z telematyką (np. Logisat) i ustaw cotygodniowe zdalne pobrania, by uniknąć opóźnień i blokad;
- Analiza naruszeń – w TachoStudio generuj raporty (m.in. jazda > 4,5 h bez przerwy, limit dzienny 9 h) i wdrażaj działania korygujące.
Regularny odczyt nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także optymalizuje pracę floty, redukując koszty paliwa i mandatów. Wdrażaj te kroki, by być o krok przed ITD!