Zakupy na Amazon to wygoda, ale dla firm księgowanie faktur VAT bywa wyzwaniem. W tym artykule znajdziesz szczegółową instrukcję krok po kroku, jak pobrać faktury od Amazon i zewnętrznych sprzedawców, skonfigurować konto pod faktury biznesowe oraz archiwizować dokumenty zgodnie z wymogami prawnymi. Omówimy różnice między VCS (VAT Calculation Services), Amazon Business i zwykłymi zakupami, a także wskazówki dla przedsiębiorców z Polski.
Dlaczego faktury z Amazon są ważne dla firm?
Amazon wystawia faktury VAT za zakupy realizowane przez siebie, co ułatwia rozliczenia w polskim systemie podatkowym. Nie potrzebujesz numeru VAT UE – wystarczy zarejestrowany NIP i poprawnie uzupełnione dane firmy w koncie Amazon. Faktury te spełniają polskie wymogi (numer faktury, data, dane stron, opis towarów, kwoty z VAT), umożliwiając odliczenie podatku naliczonego i ujęcie w kosztach.
Dla zewnętrznych sprzedawców proces zależy od VCS: jeśli korzystają, faktura pojawia się automatycznie; w przeciwnym razie należy o nią zawrnioskować ręcznie. Konto Amazon Business upraszcza masowe pobieranie i separuje zakupy firmowe od prywatnych, oferując m.in. darmową dostawę od 29 euro.
Uwaga prawna – konsumenci mają 14 dni na odstąpienie, ale firmy zazwyczaj nie. Zawsze wpisuj NIP przed zakupem, aby uniknąć korekt i problemów z odliczeniem VAT.
Krok 1 – skonfiguruj konto Amazon pod faktury VAT (przed zakupem)
Aby faktury zawierały dane firmy, dodaj NIP przed finalizacją koszyka. Weryfikacja może potrwać do 4 dni.
- Zaloguj się na amazon.pl (lub amazon.de / amazon.com – w zależności od magazynu).
- Przejdź do „Moje konto” > „Preferencje zamawiania i zakupów” > „Numer identyfikacji podatkowej VAT”.
- Kliknij „Dodaj nową rejestrację podatkową” (żółty przycisk).
- Wybierz „Polska” i podaj następujące dane:
- pełna nazwa firmy – zgodnie z rejestrem,;
- adres siedziby – ulica, kod, miejscowość, kraj,;
- numer NIP – wpisz bez przedrostka PL (Amazon doda go automatycznie).
- Zaakceptuj regulamin i wyślij formularz. Czekaj na e-mail potwierdzający (do 4 dni).
Dla konta Amazon Business: Załóż osobne konto na business.amazon.pl, dodaj dane firmy jak wyżej i korzystaj z Business Analytics do masowego eksportu faktur oraz raportów.
Po poprawnej konfiguracji NIP będzie widoczny na fakturach automatycznie.
Krok 2 – jak kupować z fakturą VAT?
- Dodaj produkty do koszyka i sprawdź, kto jest sprzedawcą (Amazon czy zewnętrzny).
- W koszyku potwierdź NIP w sekcji „Dane podatkowe” (o ile został wcześniej skonfigurowany).
- Finalizuj zakup – faktura generuje się po dostawie i będzie dostępna w koncie.
Poniżej znajdziesz różnice w zależności od sprzedawcy:
| Sprzedawca | Źródło faktury | Automatyczna? |
|---|---|---|
| Amazon | „Twoje zamówienia” (PDF) | Tak |
| Zewnętrzny z VCS | Panel Amazon (automatycznie) | Tak |
| Zewnętrzny bez VCS | Kontakt ze sprzedawcą (na żądanie) | Nie – żądaj ręcznie |
Krok 3 – pobranie faktury po realizacji zamówienia – instrukcja krok po kroku
Po dostawie faktura czeka w Twoim panelu. Najważniejsze: pobieraj faktury w formacie PDF do bezpiecznej archiwizacji.
- Zaloguj się na amazon.pl i przejdź do „Moje konto” > „Twoje zamówienia”.
- Wyszukaj zamówienie (możesz filtrować po dacie lub statusie).
- Kliknij „Faktura” lub „Pobierz” obok szczegółów zamówienia.
- Otwórz i zapisz PDF; sprawdź poprawność danych: numer, data, sprzedawca, nabywca (z NIP), opis, stawka VAT, kwota.
- Masowe pobieranie (Amazon Business): użyj Business Analytics – filtruj po okresie i eksportuj wiele PDF jednocześnie.
Jeśli faktury nie ma w panelu, wykonaj poniższe działania:
- sprawdź skrzynkę e-mail – w tym folder spam oraz wyszukaj wiadomości od Amazon;
- użyj opcji „Żądaj faktury” – w sekcji „Twoje zamówienia” dla danego zakupu;
- skontaktuj się ze sprzedawcą lub pomocą Amazon – przez czat/telefon z numerem zamówienia.
Czas oczekiwania – zwykle natychmiast po dostawie dla Amazon; do kilku dni dla sprzedawców w VCS.
Krok 4 – weryfikacja i księgowanie faktury w Polsce
- Weryfikacja kompletności – numer faktury, data wystawienia, dane stron (z NIP), opis towarów/usług, stawki i kwoty VAT.
- Księgowanie – ujmij w kosztach jak zwykłą fakturę i odlicz VAT naliczony (jeśli przysługuje).
- Zwroty i korekty – przy zwrocie Amazon wystawia fakturę korygującą; pobierz z panelu aktualną wersję.
Amazon często wystawia faktury przez polską filię, co zapewnia pełną zgodność z przepisami VAT w Polsce.
Dla sprzedawców UE/UK – sprawdź obowiązki i stawki VAT po stronie kontrahenta; Amazon może stosować VCS/OSS w celu uproszczeń.
Krok 5 – archiwizacja zakupów – najlepsze praktyki dla firm
Archiwizuj cyfrowo przez 5–10 lat (w Polsce minimum 5 lat dla VAT). Unikaj wyłącznie papierowych kopii – łatwo o ich utratę.
Narzędzia i metody archiwizacji:
Wybierz jedną lub połącz kilka metod, aby zapewnić bezpieczeństwo i szybki dostęp:
- lokalnie – zapisuj PDF w strukturze folderów „Amazon/[Rok]/[Sprzedawca]”; stosuj nazewnictwo „Faktura_[NrZamówienia]_[Data].pdf”;
- chmura firmowa – Google Drive / OneDrive / Dropbox z automatycznym backupem i kontrolą dostępu;
- oprogramowanie księgowe – import do Fakturownia, wFirma, Comarch itp.; wykorzystaj OCR i kategoryzację dokumentów;
- masowa archiwizacja (Business) – eksport z Business Analytics do CSV/PDF i import do Excela/ERP z metadanymi (data, kwota, NIP).
Lista kontrolna archiwizacji:
- pobierz i sprawdź plik PDF – weryfikuj czytelność i kompletność danych;
- wykonaj podwójny backup – przechowuj w dwóch lokalizacjach (lokalnie + chmura);
- oznacz kategorię kosztu – np. „marketing”, „wyposażenie biurowe” lub „IT”;
- zintegrowaj z ERP/księgowością – automatyczne opisy, tagi i obiegi akceptacji;
- co kwartał przeprowadź audyt – sprawdź kompletność paczek pod rozliczenia VAT.
Bezpieczeństwo – stosuj silne hasła, szyfruj dyski i ograniczaj dostęp do folderów z dokumentami.
Zaawansowane wskazówki dla power-userów i firm P2P
Jeśli obsługujesz większy wolumen zamówień lub wiele zespołów, rozważ poniższe praktyki:
- multi-konta – korzystaj z Amazon Business dla B2B i oddzielnego konta prywatnego, aby uniknąć pomyłek;
- API i automatyzacja – integracja z Zapier/Make (Integromat) do auto-pobierania faktur i logów do Google Sheets;
- zakupy międzynarodowe – na amazon.de faktury z NIP są dostępne po polsku; VCS może obsługiwać rozliczenia w ramach OSS;
- problemy z VAT – przy sprzedawcach spoza UE żądaj faktury i weryfikuj stawki; w razie wątpliwości skontaktuj się z US;
- monitoruj nowości – Amazon rozwija narzędzia AI w Business Analytics, które usprawniają klasyfikację dokumentów.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Sprawdź poniższą listę typowych problemów i sposobów ich rozwiązania:
| Błąd | Rozwiązanie |
|---|---|
| Brak NIP na fakturze | Wpisz/zweryfikuj NIP przed zakupem w ustawieniach konta |
| Faktura niedostępna do pobrania | Sprawdź folder spam lub skontaktuj się przez czat Amazon |
| Zewnętrzny sprzedawca bez VCS | Wyślij prośbę o fakturę e‑mailem z numerem zamówienia |
| Brak archiwizacji | Wykonaj masowy eksport w Amazon Business i ustaw stałe backupy |