RMUA, czyli informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej, to kluczowy dokument potwierdzający podstawy i kwoty opłaconych składek ZUS oraz świadczenia.
Dokument wydaje płatnik składek (np. pracodawca) – zwykle w formie PDF, papierowej lub elektronicznej. RMUA pozwala ubezpieczonemu sprawdzić poprawność składek i uprawnień do emerytur, rent oraz zasiłków.
Od 2026 roku miesięczne RMUA w dużej mierze zastępuje roczna informacja IMIR (informacja roczna dla osoby ubezpieczonej), ale w wielu sytuacjach miesięczne zestawienia nadal są stosowane (np. przy umowie o pracę lub pełnych składkach na zleceniu – z wyłączeniem zleceniobiorców z samym ubezpieczeniem zdrowotnym).
Czym jest RMUA i po co ją pobierać?
RMUA nie jest deklaracją do ZUS, tylko informacją dla pracownika/ubezpieczonego. Zawiera m.in. następujące sekcje:
- dane organizacyjne – identyfikator raportu (numer/miesiąc/rok);
- dane płatnika – NIP, REGON, PESEL, adres;
- tytuły ubezpieczenia – np. umowa o pracę, umowa zlecenia, wraz z kodami NFZ;
- podstawy wymiaru składek – emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych i zdrowotnych;
- kwoty składek – z rozbiciem na część finansowaną przez pracownika, płatnika i budżet państwa;
- świadczenia i przerwy – np. zasiłki chorobowe, liczba dni niezdolności do pracy;
- przychody – wykazane w danym miesiącu (w tym wynagrodzenia).
Formaty RMUA: najczęściej PDF (do druku i archiwizacji), rzadziej papierowy wydruk lub XML (do wymiany między systemami). Dokument nie musi być na oficjalnym druku ZUS – wystarczy poprawne zestawienie wymaganych danych.
Komu nie trzeba przekazywać? Zleceniobiorcom podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Udostępnianie P2P: przy dzieleniu się RMUA (np. na Discordzie czy Telegramie) zawsze anonimizuj dane wrażliwe (PESEL, NIP, adres), zwłaszcza w środowiskach freelancingowych i multi‑job.
Gdzie szukać RMUA? Główne źródła
W praktyce masz cztery główne miejsca, w których znajdziesz RMUA lub informację roczną IMIR:
- U pracodawcy/płatnika – podstawowe źródło; dokument przekazywany miesięcznie lub na żądanie;
- Platformy kadrowo‑płacowe – np. Gratyfikant GT, iFirma.pl, e‑Druki;
- PUE ZUS – brak bezpośredniego pobierania RMUA, ale dostępny jest kreator informacji miesięcznej/rocznej;
- Wzory ZUS – oficjalne PDF do ręcznego wypełnienia.
Zmiana w prawie: od 2024/2025 trwa przejście z RMUA na IMIR (roczną informację) – aktualny obowiązek potwierdź u płatnika.
Instrukcja krok po kroku – jak pobrać RMUA z platformy kadrowo‑płacowej (Gratyfikant GT)
Programy takie jak Gratyfikant GT (od wersji 1.81) umożliwiają szybkie generowanie RMUA dla pracowników. Postępuj według poniższych kroków:
- Zaloguj się do programu – uruchom Gratyfikant GT lub InsERT GT;
- Przejdź do modułu – z listy modułów wybierz Deklaracje → Deklaracje ZUS;
- Rozwiń opcje – kliknij Inne deklaracje → Raport RMUA;
- Wybierz dane – wskaż pracownika i okres (np. 01/2024);
- Zatwierdź – wybierz odpowiednią deklarację i wersję, a następnie kliknij OK;
- Edytuj i zapisz – raport otworzy się w nowym oknie; wprowadź korekty i zapisz przyciskiem OK w module Deklaracje ZUS;
- Eksport – zapisz jako PDF lub wydruk; w przypadku P2P udostępnij przez zaszyfrowany link.
Czas: 2–5 minut. Format: PDF/raport wewnętrzny.
Instrukcja – pobieranie z iFirma.pl (dla IMIR/RMUA)
Serwis iFirma.pl obsługuje deklaracje ZUS IMIR, które w wielu przypadkach zastępują RMUA. Wykonaj te kroki:
- Zaloguj się – przejdź do zakładki Deklaracje → Deklaracje;
- Wybierz kolumnę – w kolumnie ZUS IMIR kliknij numer deklaracji (np. 01/2024 dla miesięcznej);
- Wybierz pracownika – podaj imię i nazwisko we wskazanym oknie;
- Pobierz PDF – na dole strony kliknij Pobierz PDF i zapisz plik;
- Dla rocznej – wybierz rok (np. 2024), a system pobierze PDF automatycznie;
- Drukuj/udostępnij – otwórz PDF, wydrukuj lub prześlij P2P (np. WeTransfer z hasłem).
Uwaga: ścieżka dotyczy przedsiębiorców/płatników przekazujących dokumenty pracownikom.
Instrukcja – generowanie w PUE ZUS (kreator informacji)
Na PUE ZUS (zus.pl) dostępny jest kreator informacji miesięcznej/rocznej. Aby przygotować dokument, wykonaj:
- Zaloguj się do PUE ZUS – użyj Profilu Zaufanego lub e‑dowodu;
- Znajdź menu – wejdź w Inf. dla ubezpieczonych → Informacja miesięczna / roczna dla osoby ubezpieczonej;
- Uruchom kreator – kliknij odpowiednią pozycję menu;
- Wypełnij dane – wprowadź wartości z raportów RCA/RSA/RPA (podstawy i kwoty składek);
- Generuj – kreator utworzy PDF lub wydruk;
- Pobierz i archiwizuj – zapisz lokalnie i udostępniaj bezpiecznie (P2P).
Ograniczenie: funkcja jest dostępna dla płatników, a nie dla indywidualnych ubezpieczonych.
Ręczne wypełnienie RMUA – wzór krok po kroku
Gdy nie masz dostępu do systemu kadrowo‑płacowego, skorzystaj z oficjalnego wzoru i postępuj tak:
- Pobierz wzór – np. z e‑druki.pl lub serwisu ZUS (PDF);
- Bloki I–III – przepisz dane z raportów ZUS RCA/RSA/RPA (PESEL, tytuły, podstawy składek);
- Blok IV – uzupełnij część zdrowotną (podstawa i składki);
- Blok V – wpisz świadczenia (rodzaj, okres, liczba dni);
- Blok VI – dodaj przychody wykazane w miesiącu;
- Podpis – wstaw datę i podpis płatnika/pieczątkę;
- Zapisz jako PDF – użyj narzędzia online (np. ILovePDF) do konwersji.
Przykład: pole 05 (podstawa emerytalna/rentowa) – przepisz wartość z raportu ZUS RCA.
Porównanie formatów i źródeł RMUA/IMIR
Dla szybkiej orientacji w formatach i dostępności skorzystaj z poniższego zestawienia:
| Źródło | Format | Częstotliwość | Dostępność dla pracownika | P2P‑friendly |
|---|---|---|---|---|
| Gratyfikant GT | PDF/raport | Miesięczna | Przez pracodawcę | Tak (eksport) |
| iFirma.pl | Miesięczna/roczna | Na żądanie | Tak | |
| PUE ZUS | Miesięczna/roczna | Dla płatników | Średnio | |
| Wzór ręczny | PDF/papier | Dowolna | Samodzielnie | Wysoko |
Najlepsze praktyki P2P i bezpieczeństwa
Aby chronić dane osobowe i zapewnić integralność dokumentów, stosuj poniższe zasady:
- archiwizuj – przechowuj RMUA/IMIR w zaszyfrowanych kontenerach lub folderach (np. VeraCrypt);
- udostępniaj – korzystaj z narzędzi z szyfrowaniem end‑to‑end (np. Proton Mail, Signal, Proton Drive);
- weryfikacja – porównaj wartości z historią składek na PUE ZUS, aby wykryć nieścisłości;
- aktualizacje – pamiętaj o przejściu na IMIR (roczną informację) od 2024; potwierdzaj bieżący format u pracodawcy;
- problemy? – skontaktuj się z infolinią ZUS 22 560 16 00 lub skorzystaj z e‑wyszukiwarki deklaracji;
- RMUA historyczna – złóż do płatnika pisemny wniosek o wydanie kopii i zachowaj potwierdzenie doręczenia.