Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS to kluczowy dokument dla przedsiębiorców, potwierdzający brak zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Najwygodniej uzyskasz je online przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS – bez wychodzenia z domu. Procedura jest bezpłatna, a dokument zwykle otrzymasz w ciągu 7 dni.
W tym artykule znajdziesz szczegółową instrukcję krok po kroku opartą na oficjalnych wytycznych ZUS i biznes.gov.pl, a także alternatywne metody (papierowo i w placówce), wymagania wstępne oraz rozwiązania najczęstszych problemów.
Dlaczego warto pobrać zaświadczenie online przez PUE ZUS?
PUE ZUS to darmowa platforma, która łączy usługi Zakładu z systemami e-administracji. Po jednokrotnym logowaniu masz dostęp do historii składek, e-zwolnień i zaświadczeń. Oto główne zalety:
- szybkość – wniosek składasz w 5–10 minut, a zaświadczenie otrzymujesz elektronicznie (format XML z podpisem kwalifikowanym);
- bezpłatność – brak opłat (w przeciwieństwie do podobnego zaświadczenia z urzędu skarbowego – 21 zł);
- elastyczność – odbiór elektroniczny (PUE), pocztą lub osobiście – wybierasz we wniosku;
- integracja z narzędziami – dokument pobierzesz do aplikacji bankowych (np. iPKO) lub systemów księgowości online.
Czas przetwarzania: do 7 dni roboczych. Po wystawieniu otrzymasz powiadomienie e-mail/SMS i podpiszesz Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) w PUE.
Co przygotować przed startem?
Przed złożeniem wniosku upewnij się, że masz:
- dostęp do PUE ZUS – login i hasło (lub Profil Zaufany ePUAP, e-dowód albo certyfikat kwalifikowany z PIN);
- dane firmy – NIP, REGON, pełna nazwa i adres siedziby (większość pól uzupełni się automatycznie);
- e-mail i telefon – zapisane w PUE do powiadomień;
- wniosek ZUS-RWN – elektroniczny formularz dostępny w PUE (bez konieczności drukowania).
Nie masz konta PUE? Załóż je na zus.pl (potwierdzenie przez Profil Zaufany, bank lub w placówce ZUS).
Instrukcja krok po kroku – pobranie przez PUE ZUS (główna metoda online)
Oto najprostsza ścieżka przez biznes.gov.pl, która przekieruje Cię bezpośrednio do PUE (możesz też wejść prosto na pue.zus.pl).
Krok 1 – wejdź na stronę procedury
Otwórz przeglądarkę i przejdź na stronę: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/750.
Kliknij przycisk „ZAŁATW ONLINE”.
Krok 2 – rozpocznij procedurę
Kliknij „ROZPOCZNIJ”.
Wybierz sposób logowania: Profil Zaufany, e-dowód, certyfikat kwalifikowany lub login/hasło PUE ZUS.
Krok 3 – zaloguj się do PUE ZUS
Po zalogowaniu przejdź do zakładki „PŁATNIK” (lub „USŁUGI” – zależnie od widoku).
Krok 4 – znajdź usługę w katalogu
Wykonaj te czynności:
- w sekcji „USŁUGI” kliknij „Pokaż” lub użyj wyszukiwarki,
- w pasku wyszukiwania wpisz „niezaleganie”,
- wybierz „Wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek” i kliknij „przejdź do usługi”,
- alternatywnie: w katalogu usług wybierz „Złożenie dokumentu ZUS-RWN”.
Krok 5 – wypełnij wniosek ZUS-RWN
System automatycznie pobierze dane Twojej firmy (NIP, nazwa, adres).
Uzupełnij ewentualne braki, w tym liczbę egzemplarzy zaświadczenia (zwykle 1–2) oraz sposób odbioru.
Oto porównanie dostępnych opcji odbioru:
| Opcja odbioru | Opis | Zalecane dla… |
|---|---|---|
| Elektronicznie (PUE) | Domyślna – najszybsza; dokument czeka w skrzynce PUE po podpisaniu UPD. | Użytkowników online |
| Poczta tradycyjna | Wysyłka na adres firmy; orientacyjnie ok. 7 dni. | Brak dostępu do PUE |
| Osobiście w ZUS | Odbiór w placówce właściwej dla siedziby firmy; możliwe „od ręki”. | Szybki odbiór papierowy |
| Przez pełnomocnika | Na podstawie pełnomocnictwa, w dowolnej placówce. | Delegowanie zadań |
Zapisz wersję elektroniczną wniosku (w razie potrzeby możesz go wydrukować do złożenia papierowego).
Krok 6 – wyślij wniosek
Sprawdź dane, podpisz elektronicznie (Profil Zaufany, e-dowód lub certyfikat) i wyślij do ZUS.
Po wysyłce otrzymasz potwierdzenie złożenia w PUE.
Krok 7 – odbierz zaświadczenie
Wybierz sposób odbioru i sprawdź czas realizacji:
- Elektronicznie – dostaniesz powiadomienie e-mail/SMS; zaloguj się do PUE > skrzynka odbiorcza > podpisz UPD > pobierz XML/PDF z podpisem kwalifikowanym;
- Papierowo – odbierz w placówce lub pocztą (status sprawdzisz w PUE);
- Czas – do 7 dni; w sytuacjach pilnych rozważ złożenie i odbiór w placówce właściwej dla siedziby firmy.
Wideo-porada – na YouTube (TAXEON, 2024) znajdziesz pokaz procesu złożenia i pobrania dokumentu w PUE.
Alternatywne metody uzyskania zaświadczenia
Metoda 2 – całkowicie w PUE ZUS (bez biznes.gov.pl)
Zaloguj się na pue.zus.pl > Płatnik > Złożenie dokumentu ZUS-RWN > wypełnij i wyślij.
Metoda 3 – wypełnij online i złóż papierowo
Wypełnij ZUS-RWN w PUE, wydrukuj, podpisz i wyślij pocztą do placówki ZUS lub złóż osobiście.
Możesz też pobrać pusty formularz z zus.pl.
Metoda 4 – wizyta w placówce ZUS
Na miejscu zrób to po kolei:
- udaj się do dowolnej placówki (najlepiej właściwej dla siedziby firmy),
- poproś o formularz RWN i wypełnij go na miejscu,
- jeśli nie masz zaległości i masz zarezerwowaną wizytę, możliwy odbiór od ręki,
- weź ze sobą dokument tożsamości oraz NIP firmy.
Rezerwacja wizyty – w PUE wybierz „Zarezerwuj termin”.
Częste problemy i rozwiązania
Jeśli napotkasz trudności, skorzystaj z poniższych wskazówek:
- Brak dostępu do PUE? – załóż konto na zus.pl lub zaloguj się przez Profil Zaufany;
- Zaległości w składkach? – ZUS nie wyda zaświadczenia; sprawdź stan konta w PUE przed złożeniem wniosku;
- Błąd logowania? – użyj opcji „Przypomnij hasło” lub zaloguj się certyfikatem/e-dowodem;
- Długi czas oczekiwania? – skontaktuj się z infolinią ZUS: 22 560 16 00;
- Integracje z bankiem/księgowością – po pobraniu z PUE załącz dokument np. w iPKO lub w systemie księgowości online.
Instrukcja jest aktualna na podstawie oficjalnych źródeł ZUS; w razie zmian sprawdź pue.zus.pl.