Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument potwierdzający status osoby w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK). Dokument jest wymagany m.in. przy rekrutacji do określonych zawodów, w procedurach licencyjnych i koncesyjnych oraz przy uzyskiwaniu zezwoleń.
Wbrew nazwie, zaświadczenie potwierdza zarówno brak wpisów karnych, jak i ich obecność w rejestrze.
Czym jest zaświadczenie o niekaralności?
To wydruk (elektroniczny lub papierowy) z bazy Krajowego Rejestru Karnego – centralnej ewidencji prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Rejestr gromadzi informacje o prawomocnych wyrokach, orzeczeniach o ukaraniu, zakazach wykonywania zawodu i innych wpisach związanych z karalnością.
Jeśli osoba jest niekarana, dokument wskaże brak wpisów w KRK. Jeśli w rejestrze widnieje wyrok lub inne zdarzenie (np. warunkowe umorzenie postępowania), zaświadczenie to wykaże.
Sposoby uzyskania zaświadczenia
Zaświadczenie o niekaralności możesz uzyskać trzema metodami:
- online – przez dedykowaną platformę rządową e-KRK;
- osobiście – w punktach informacyjnych KRK przy sądach rejonowych;
- pocztą – wysyłając wniosek do właściwego sądu rejonowego.
Uzyskanie zaświadczenia online – instrukcja krok po kroku
To najszybsza i najwygodniejsza metoda. Proces odbywa się w elektronicznym KRK (ekrk.ms.gov.pl).
Wymagania wstępne
Przed rozpoczęciem procedury przygotuj:
- Profil Zaufany (eGo) – alternatywnie kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis osobisty;
- dostęp do internetu – oraz aktualną przeglądarkę internetową;
- dane osobowe – m.in. numer PESEL, imiona rodziców, adres zamieszkania.
Procedura krok po kroku
Wykonaj te kroki:
- Krok 1: Rejestracja w systemie – przejdź na stronę e-KRK (ekrk.ms.gov.pl) i zarejestruj się jako osoba fizyczna, podając dane identyfikacyjne i ustanawiając hasło;
- Krok 2: Logowanie – zaloguj się, używając świeżo utworzonych poświadczeń;
- Krok 3: Wnioski i zapytania – w panelu wybierz „Wnioski i zapytania”, a następnie „Wniosek o osobę”;
- Krok 4: Wypełnienie formularza – uzupełnij wszystkie wymagane pola. Ułatwi Ci to poniższa lista pól do wypełnienia:
- numer PESEL (w prawym górnym rogu),
- imiona rodziców,
- adres zamieszkania,
- pozostałe dane osobowe (nazwisko rodowe, data urodzenia, miejsce urodzenia, obywatelstwo).
Część pól zaznaczonych na szaro jest uzupełniona automatycznie – nie możesz ich zmieniać. Zapisz formularz;
- Krok 5: Opcje dodatkowe – nie zaznaczaj pól w pkt 12 (o ile dostępne), chyba że instytucja docelowa tego wymaga;
- Krok 6: Opłata – kliknij „Opłać” i dokonaj płatności. Koszt wynosi 20 zł w ramach platformy e‑KRK;
- Krok 7: Podpis – kliknij „Podpisz” i podpisz wniosek Profilem Zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym.
Czas oczekiwania i forma otrzymanego dokumentu
Zaświadczenie będzie dostępne w ciągu 10 dni kalendarzowych, liczonych od dnia następnego po złożeniu wniosku.
Ważne: dokument uzyskany online ma formę elektroniczną (plik XML) podpisaną bezpiecznym podpisem elektronicznym. Możesz posługiwać się plikiem elektronicznym (np. zapisanym na pendrive). Wydrukowany plik nie jest dokumentem – dokumentem jest wersja cyfrowa! Jeśli potrzebujesz podpisu własnoręcznego lub legalizacji (np. Apostille), wybierz metodę stacjonarną.
Uzyskanie zaświadczenia osobiście – instrukcja krok po kroku
Ta metoda jest najlepsza, gdy wymagana jest papierowa wersja dokumentu.
Gdzie się zwrócić?
Punkty informacyjne KRK działają przy sądach rejonowych w całej Polsce. Przed wizytą sprawdź godziny pracy najbliższego punktu.
Procedura krok po kroku
Postępuj według poniższych kroków:
- Krok 1: Przygotowanie dokumentów – zabierz dokument tożsamości, np.:
- dowód osobisty,
- paszport,
- prawo jazdy,
- inny urzędowy dokument ze zdjęciem.
- Krok 2: Złożenie wniosku – udaj się do punktu informacyjnego przy sądzie rejonowym. Pracownicy mogą pomóc w wypełnieniu formularza, jeśli będą mieli taką możliwość;
- Krok 3: Wypełnienie formularza – w prawym górnym rogu podaj numer PESEL, a w razie jego braku numer paszportu lub innego dokumentu tożsamości. W punktach 1–10 wpisz:
- nazwisko rodowe,
- nazwisko,
- imiona,
- imię ojca,
- imię matki,
- data urodzenia,
- nazwisko rodowe matki,
- miejsce urodzenia,
- obywatelstwo,
- miejsce zamieszkania.
- Krok 4: Odbiór – dokument wydawany jest „bez zbędnej zwłoki”, jednak nie później niż w terminie 7 dni. W praktyce często otrzymasz go tego samego dnia.
Uzyskanie zaświadczenia pocztą
To metoda dla osób, które nie mogą złożyć wniosku online lub osobiście.
Wykonaj następujące kroki:
- Pobierz formularz ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości lub odbierz go w urzędzie gminy/sądzie rejonowym;
- Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane dane (w tym PESEL);
- Wyślij wniosek na adres właściwego sądu rejonowego.
Czas oczekiwania dla osób fizycznych wynosi 20 dni roboczych.
Koszty i opłaty
Koszt zaświadczenia: 20 zł (niezależnie od metody). Płacisz online w e‑KRK lub na miejscu w punkcie informacyjnym podczas odbioru dokumentu.
Porównanie trzech metod
Poniżej znajdziesz szybkie zestawienie czasu, kosztów i formy dokumentu dla każdej metody:
| Metoda | Czas oczekiwania | Koszt | Forma dokumentu | Wymagane dokumenty |
|---|---|---|---|---|
| Online | 10 dni kalendarzowych | 20 zł | elektroniczny (XML) | Profil Zaufany / podpis elektroniczny |
| Stacjonarnie | do 7 dni | 20 zł | papierowy | dokument tożsamości |
| Pocztą | 20 dni roboczych | 20 zł | papierowy | wypełniony formularz |
Ważne informacje dodatkowe
Najistotniejsze kwestie, o których warto pamiętać:
- Różnica form – zaświadczenie online jest dokumentem wyłącznie elektronicznym i zwykle wystarcza; papier z legalizacją (np. Apostille) uzyskasz stacjonarnie lub pocztą;
- Zakres informacji – zaświadczenie potwierdza brak lub istnienie wpisów, a nie pełne szczegóły dotyczące skazań (te są dostępne dla uprawnionych organów);
- Termin „ważności” – formalnie brak ustawowego terminu ważności, ale instytucje często wymagają dokumentu nie starszego niż 3 miesiące.