Certyfikat KSeF (Krajowy System e‑Faktur) to cyfrowy dokument potrzebny do bezpiecznego uwierzytelniania i podpisywania dokumentów w systemie e‑Faktur w Polsce.
To on potwierdza tożsamość użytkownika i umożliwia obsługę dokumentów w KSeF. W tym przewodniku znajdziesz przystępne wyjaśnienia, porównanie rodzajów certyfikatów oraz instrukcję generowania i instalacji.
Czym jest certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to dokument cyfrowy wydawany przez Ministerstwo Finansów, który służy do uwierzytelniania użytkownika i podpisywania elektronicznych dokumentów w Krajowym Systemie e‑Faktur.
Podczas wnioskowania tworzona jest para kluczy – prywatny (tajny) i publiczny – stanowiąca podstawę bezpiecznej autoryzacji.
Rodzaje certyfikatów KSeF
W KSeF dostępne są dwa kluczowe typy certyfikatów, które różnią się przeznaczeniem i sposobem użycia:
| Typ certyfikatu | Przeznaczenie | Główne zastosowanie |
|---|---|---|
| AUTH | Uwierzytelnianie w systemie KSeF | Logowanie i autoryzacja użytkownika w aplikacji lub integracji |
| Offline (typ 2) | Podpis linku do weryfikacji wystawcy | Podpisywanie dokumentów i operacje możliwe także bez stałego połączenia z internetem |
Każdy użytkownik może posiadać maksymalnie dwa certyfikaty jednocześnie.
Wymagania wstępne
Przed przystąpieniem do generowania certyfikatu przygotuj poniższe elementy:
- ważny NIP firmy – numer identyfikacji podatkowej podmiotu,
- dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 – zalogujesz się przez oficjalny portal Ministerstwa Finansów,
- metodę uwierzytelniania – Profil Zaufany, certyfikat kwalifikowany lub e‑dowód,
- bezpieczne hasło – minimum 15 znaków, co najmniej 1 wielka i 1 mała litera, 1 cyfra oraz 1 znak specjalny (np. !).
Instrukcja krok po kroku – generowanie certyfikatu
Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby poprawnie wygenerować certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0:
- Krok 1 – zaloguj się wybraną metodą (Profil Zaufany, certyfikat kwalifikowany lub e‑dowód) i upewnij się, że działasz w prawidłowym kontekście KSeF;
- Krok 2 – przejdź do sekcji Certyfikaty w menu po lewej stronie aplikacji;
- Krok 3 – wybierz opcję Wnioskuj o certyfikat; dane użytkownika zostaną pobrane automatycznie;
- Krok 4 – nadaj nazwę certyfikatu (5–50 znaków), np. „Certyfikat AUTH 2026” lub „Certyfikat offline”, aby łatwo rozpoznać go na liście certyfikatów;
- Krok 5 – ustaw hasło zabezpieczające klucz prywatny. Hasło musi spełniać poniższe wymagania:
- minimum 15 znaków,
- co najmniej 1 wielka litera,
- co najmniej 1 mała litera,
- co najmniej 1 cyfra,
- co najmniej 1 znak specjalny.
Uwaga – hasła nie da się odzyskać. W razie utraty konieczne będzie unieważnienie certyfikatu i ponowne złożenie wniosku.
- Krok 6 – kliknij Generuj, aby pobrać plik z kluczem prywatnym (nie jest to jeszcze certyfikat); w zależności od przeglądarki pobieranie może rozpocząć się automatycznie lub wymagać potwierdzenia. Ważne – zapisz klucz prywatny w bezpiecznym miejscu.;
- Krok 7 – wskaż przeznaczenie: Uwierzytelnianie w systemie KSeF (dla certyfikatu AUTH) lub Podpis linku do weryfikacji wystawcy (dla certyfikatu offline). Możesz też ustawić przyszłą datę aktywacji certyfikatu;
- Krok 8 – zweryfikuj podane dane i wybierz Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu; system zmieni status na „w realizacji”;
- Krok 9 – po chwili użyj Odśwież, a po pojawieniu się zielonego potwierdzenia kliknij Pobierz certyfikat (z bieżącego okna lub listy certyfikatów). Plik certyfikatu pobierze się w formacie .crt..
Pliki pobrane podczas procesu
Podczas wnioskowania otrzymasz dwa odrębne pliki – każdy pełni kluczową rolę w uwierzytelnianiu:
| Plik | Co zawiera | Do czego służy |
|---|---|---|
| .cert / .crt | Klucz publiczny | Identyfikacja i weryfikacja w systemie KSeF |
| .key | Klucz prywatny | Podpisywanie i autoryzacja operacji |
Krytyczne – przechowuj oba pliki w bezpiecznym miejscu; certyfikaty oraz nadane uprawnienia mają pełną moc prawną.
Instalacja certyfikatu
Dla użytkowników integrujących KSeF z oprogramowaniem księgowym
Poniżej znajdziesz typowe kroki instalacji w programach (np. MotoWarsztat, mOrganizer, Millennium Księgowość):
- Krok 1 – rozpakuj archiwum i odszukaj pliki .crt (certyfikat) oraz .key (klucz prywatny);
- Krok 2 – w konfiguracji integracji KSeF przejdź do sekcji certyfikatów w Twoim programie księgowym;
- Krok 3 (AUTH) – wgraj oba pliki z przeznaczeniem „Uwierzytelnianie w systemie KSeF”, a następnie podaj hasło oraz NIP;
- Krok 4 (offline) – wgraj oba pliki z przeznaczeniem „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”, a następnie podaj hasło oraz NIP.
Przechowywanie plików
Aby zabezpieczyć dostęp do KSeF, stosuj poniższe dobre praktyki:
- przechowuj pliki certyfikatu i klucza w zaszyfrowanym lub chronionym folderze,
- wykonaj kopię zapasową certyfikatów w bezpiecznej lokalizacji (np. nośnik offline),
- nie udostępniaj pliku klucza prywatnego (.key) osobom trzecim.
Liczba i unieważnianie certyfikatów
Tak zarządzasz liczbą oraz ważnością swoich certyfikatów w KSeF:
- Maksymalnie dwa certyfikaty – w danym momencie możesz posiadać najwyżej dwie aktywne sztuki;
- Unieważnienie – gdy potrzebujesz nowego, unieważnij stary z poziomu listy certyfikatów w aplikacji KSeF;
- Nowy wniosek – po unieważnieniu możesz od razu wznowić proces tworzenia kolejnego certyfikatu.